Eisenhower mátrix

Eisenhower mátrix – találj időt a fontos dolgokra!

Eisenhower mátrix – az időgazdálkodás alapeszköze

Egy tipikus munkavállalónak, aki vezető beosztásban dolgozik számtalan dologra kell odafigyelnie. Már reggel utolérik a feladatok, amiket e-mailen, újabban pedig már messengeren osztanak ki neki. Az adatait a felhő alapú tárolás segítségével már bárhonnan elérheti, nem hivatkozhat arra, hogy a munkahelyi gépen maradtak. A mobil internet a felhőtlen munkavégzés helyévé varázsolja bármelyik wellness szálloda fürdőmedencéjének a partját. Nincs nyaralás, csak folyamatos munka. Az Eisenhower mátrix segítségével könnyebben eldönti, melyik feladatnak milyen figyelmet szenteljen.

A családi élet sem könnyebb: az autónak hála bármikor bárhova elviheted és onnan el is hozhatod különböző családtagjaidat. a világ legeldugottabb helyén is utolér a kérés, hogy hazafelé hozz valamit az üzletből “ha már úgyis arra jársz”. Az Eisenhower mátrix segítségével könnyebben nemet mondani a váratlan kérésekre.

Hogyan valósíthatod meg ilyen körülmények között a céljaidat?

Bármennyire is sok dolgod van, annyira nem lehetsz leterhelt, mint az Amerikai Egyesült Államok elnöke. Ha neki sikerül kézbe vennie az időgazdálkodását, számodra is van esély.

Ehhez azonban meg kell szoknod, hogy minden egyes feladatnál megvizsgálod, vajon valóban el kell-e azt végezned.

Az Eisenhower mátrix kétségtelenül az egyik leghíresebb időgazdálkodási eszköz. Nevét Dwight D. Eisenhower elnök nevéről kölcsönözte, aki 1953-1961 között volt az Egyesült Államok elnöke. Hivatali ideje alatt állítólag ezzel az eszközzel rendezte napi feladatait. Bár erre nincs közvetlen bizonyíték, a legenda alapján máig az ő nevét viseli az egyik legismertebb prioritás felállítási módszer.

“Fontos” és “sürgős” – az Eisenhower mátrix két rendező szempontja

Eisenhower elnök szerint a feladatokat két szempontból osztályozhatod:

a) Lehetnek fontosak, ami a következményeket jelöli. Honnan tudod meg, hogy mennyire fontos egy feladat? Nos csak az a feladat “fontos”, ami NEKED fontos, vagyis a TE céljaidat szolgálja. Figyelj jól oda a különbségre: valamilyen szempontból minden feladat “fontos” – te azonban csak arra figyelj, ami “neked fontos”.

b) Lehetnek sürgősek, ami a teljesítés időpontjára vonatkozik. Azok a feladatok “sürgősek”, amikkel azonnal foglalkoznod kell, amit nem tolhatsz el későbbi időpontra.

A két rendező szempontból keletkezik az Eisenhower mátrix 4 feladat típusa

A két szempont – sürgős és fontos – kombinációjából 4 feladat típus keletkezik, amit betűkkel jelölsz:

  • A típusú feladat – sürgős és fontos
  • B típusú feladat – nem sürgős de fontos
  • C típusú feladat – sürgős de nem fontos
  • D típusú feladat – nem sürgős és nem fontos

Persze nem az Eisenhower mátrix az egyetlen eszköz a prioritások felállítására. Ilyen például a sóder módszer is.

Hogyan kezeld a különböző típusú feladatokat?

A típusú feladatok: Ezek abszolút prioritást élveznek. Neked kell elintézned őket, méghozzá haladéktalanul.

Amikor a feladataidat vizsgálod, vedd figyelembe, hogy minden feladat lehet “fontos”. Ha így tekintesz a feladatokra, mindegyik a nyakadon marad. Ezért nem önmagában kell a feladatot nézned, hanem a saját céljaiddal összefüggésben.

B típusú feladatok: Ezek fontosak, de későbbre halaszthatóak. Az Eisenhower mátrixban a B típusú feladatok a LEGFONTOSABBAK! A B típusú feladatokat tudatosan be kell tervezned.

Miért? Azért, mert a B típusú feladatok könnyen a halogatás áldozatai lesznek, egészen addig, amíg végleg el nem maradnak, vagy A kategóriás feladatokká nem válnak. Mindkét kimenet kedvezőtlen – az elsőnek jóvátehetetlen következmények, a másodiknak pedig folytonos tűzoltás az ára.

C típusú feladatok: ezekkel könnyen megtelik a nap, tehát érdemes megszabadulni tőlük.

Jellemzőjük a C típusú feladatoknak, hogy azonnal el kell intézni őket, a hosszú távú céljaid érdekében nincs jelentőségük a számodra, rendszerint VALAKI MÁSNAK FONTOSAK, nem pedig neked. Az Eisenhower mátrixból következik, hogy delegálnod kell őket.

D típusú feladatok: Ezek bármikor elvégezhetőek és akár el is lehet hagyni őket. Az Eisenhower mátrix szerint nem tilos ilyen feladatokat végezni, de jó, hogyha a nap végére hagyod őket!

Példák a D típusú feladatokra: még egy kávét hozol a konyhából, pedig nincs is szükséged kávéra; átgörgeted az ismerőseid Facebook bejegyzéseit; átdolgozol egy már megfelelően kidolgozott prezentációt, hogy még jobb legyen; elhozod a gyereket az iskolából, pedig maga is haza tudna jönni.

Nézd végig a napodat és találd meg a D típusú feladatokat! Vannak olyan napok, amikor ráérsz velük foglalkozni. Más napokon azonban – dobd a szemétkosárba őket!

Használd az Eisenhower mátrixot minden reggel a tervezéskor és a nap végén a napod kiértékelésekor! Légy sziklaszilárd a céljaidhoz fontos feladatok elvégzésében és kreatív a lényegtelenek elkerülésében!