nulla hiba

Nulla hiba a munkavégzésben – lehetséges?

Létezik olyan, hogy nulla hiba? Milyen lenne a vezető élete, ha a munkahelyen nem fordulnának elő hibák? Hová lenne a tűzoltás, a stressz, a kármentesítés? Sajnos a vezető élete nagyobb részt pontosan erről szól: ellenőrzés, hibajavítás. Besegítés olyan munkába, ami a beosztottra tartozik. Annyira általános ez, hogy a vezetők többsége már szinte elfogadja ezt a helyzetet. Pedig ez a nagylelkűség nem mindenütt elfogadott. Vannak szakmák ahol az az elvárásunk, hogy a munkavégzők ne hibázzanak. Például az orvos, de a gázszerelő vagy a villanyszerelő is ilyen – hibátlan munkát várunk el, mert egy hibának súlyos következményei lehetnek.

A nulla hiba filozófiája szerint pedig bármilyen munkavégzésben ugyanerre kell törekedni – ha az orvos nem hibázhat, akkor miért hibázhatna a takarítónő, a portás vagy a raktári dolgozó? Csak azért, mert  a következmények nem ugyanolyan súlyosak, még nem kell feladni a hibamentes munkavégzés ideáját.

Ez a bejegyzés arról szól, mit tegyél, ha ismétlődő hibák tépázzák az idegeidet a munkahelyen. Nézzünk mindjárt egy valós történetet:

Pityu raktári műszakvezetőként dolgozik egy logisztikai központban. Nem olyan rossz hely, az utóbbi időben a fizu is emelkedett, csak a dolgozók ne lennének annyira debilek.

Érthetetlen például, hogy miért nem tudják a dolgozók a tárolóládákat szín szerint rendesen szétválasztani? Miért olyan lehetetlen a nulla hiba elérése? Végül is csak két szín van: piros és kék. A színek jelzik, hogy melyik ládában milyen anyag van, így nem kell őket hosszan keresgélni. Persze a legelső sorban mindig stimmeltek a színek – de a második láda mögötte már gyakran másik színű volt. A rendrakás és keresgélés időt vett el, így gyakran kerültek csúszásba és anyagrendelés előtt mindig át kellett nézni az egész polcsort – nehogy olyan dolgokat rendeljenek, amik vannak ugyan, csak éppen nem látszanak.

Pityunak időnként elege lett és eligazítást tartott – amit akkor a dolgozók kaptak, azt nem tették zsebre, de egy idő után mindig visszaállt a régi helyzet és a ládák valahogy újra keveredni kezdtek.

Ekkor történt, hogy a raktári műszakvezetőket beíratták egy fejlesztő vezetés tréningsorozatra. Ott ismerkedett meg a nulla hiba fogalmával. És azzal is, hogy csak a tudatos, szisztematikus fejlesztés vezet a munkavégzés megváltozásához.

Hogyan visz közelebb a nulla hiba állapotához a szisztematikus fejlesztés?

A szisztematikus fejlesztés tudatosan foglalkozik a munkavégzés javításával. Listázza a hibákat és rangsorolja őket következményeik súlyossága szerint. Kiválasztja a legsúlyosabbakat és azok közül egyszerre csak egyre vagy kettőre koncentrál. A nulla hiba elérésének fontosabb elemei az alábbiak:

  • A dolgozóval közlöd, hogy mire fogsz figyelni és világosan megfogalmazod az elvárásaidat is.
  • A kiválasztott feladatokra hosszabb időn keresztül figyelsz és mindig visszajelzést adsz rájuk a dolgozónak, akkor is, ha hibázik, és különösen akkor, ha jól végzi a feladatot.
  • Ha kitartó vagy a visszajelzésekben, előbb-utóbb a feladatvégzés tökéletes lesz és külön figyelem nélkül is jól végzi azt a dolgozó. Megvalósul a nulla hiba állapota. Ekkor áttérhetsz a következő javítandó feladatra.

A szisztematikus fejlesztés a fárasztás és a szokások kialakítása elvén alapul. A fárasztás azt jelenti, hogy kitartóbb vagy a hiba korrigálásában, míg a dolgozó bele nem fárad abba, hogy nem teljesíti az elvárásokat. A szokások kialakítása pedig azt jelenti, hogy az ismétlések által szokássá válik az adott feladat helyes elvégzése – így a szabályok betartása már nem fog külön odafigyelést igényelni. Ez az alapja a nulla hiba állapot elérésének.

Pityu története is ennek alapján folyt tovább:

Pityu és műszakvezető társai összefogtak. Mindegyikük minden műszak elején rövid eligazítást tartott a raktári rend fontosságáról, majd a csoporttal átnézette a polcsort és helyreállíttatta a rendet. 3 hétig végezték ezt minden egyes műszak elején.

A 3. héten azonban már nem volt mit helyrerakni. A ládák tökéletes sorrendben, színhelyesen szétválasztva feküdtek a polcokon. A műszakvezetők csodálkozva vették tudomásul, hogy a hónapok óta fennálló probléma mindössze 3 hét alatt véglegesen megoldódott. Egyszerűbb volt a dolgozóknak rendet tartani, mint minden egyes alkalommal rendet rakni. A ládák sorrendjét illetően megvalósult a nulla hiba.

Miért működik a tudatos fejlesztő vezetés?

A legtöbb vezető egyidejűleg minden előforduló hibára visszajelzést ad. A dolgozó figyelme ezért megoszlik, nem veszi a visszajelzéseket komolyan és mihelyst a vezető hátat fordít, megfeledkezik a szabályokról.

A nulla hiba eléréséhez arra van szükség, hogy egy bizonyos időn keresztül csak egyetlen problémára figyelj. Így a dolgozóknak van idejük szokás szintjén elsajátítani az elvárásokat. Ami pedig szokásként rögzül, azt többé már ritkán felejtik el.

Persze nem mindegy az sem, hogyan közlöd az elvárásaidat, hogyan adsz visszajelzést és hogyan rögzíted az előrehaladást. Mindezt megtanulhatod a Fejlesztő Vezetés tréningen. Kattints a részletekért!