A delegálás feltételei

Delegálás feltételei

Delegálás feltételei – érdemes beszélni róla. Amikor egy vezető panaszkodik, hogy túlterhelt, folyamatosan tüzet olt, még hétvégén is dolgozik, a standard javaslat az, hogy delegálnia kellene a feladatokat. Ilyenkor jogos az ellenvetés, hogy nincs kinek delegálni – a munkatársak nem végzik el megfelelően a feladatokat, hiányoznak a delegálás feltételei.

Beszéljünk tehát erről – mik is a delegálás feltételei és hogyan juthatsz el odáig, hogy delegálhatod a feladatokat?

Mit jelent a delegálás?

A delegálás a helyzetfüggő vezetésben a negyedik vezetői stílust jelöli. Delegálni annyit tesz, mint jelezni a megoldandó helyzetet a dolgozónak, majd hagyni, hogy maga elvégezze azt. Delegálni feladatkört is lehet – rábízol a másikra egy feladatkört és hagyod, hogy ellássa azt.

Fontos, hogy ha delegálsz egy feladatot, akkor nem írod elő, hogyan kell elvégezni és nem is kontrollálod a munkavégzést és az eredményt sem. Átadod a feladatot, a feladat megoldásának felelőssége a dolgozóé. Megbízol a dolgozóban, nem aggódsz a feladatvégzés miatt.

Aki úgy ad át egy feladatot, hogy időnként beszámoltatja a dolgozót az eredményről, vagy ellenőrzi a munkavégzést, az irányít, tanít vagy támogat. Ezek szintén fontos vezetői stílusok, részei a helyzetfüggő vezetésnek is. Akkor alkalmazandók, ha hiányoznak a delegálás feltételei. Aki irányít, tanít vagy támogat, nem aludhat nyugodtan – rajta kell tartania a szemét az ügyön és kontrollálnia kell. Ez tehát nem delegálás.

Sokkal közelebb áll a delegálás fogalmához, amikor pl. elmész egy megbízható orvoshoz. Jelzed, hogy mi a bajod (feladat) és rábízod az orvosra, hogy felállítsa a diagnózist, felírja neked a gyógyszert. Megbízol benne, elfogadod, amit mond. Ugyanez a bizalom kell ahhoz, hogy a munkahelyi feladatokat is delegálni tudd.

Ez a bizalom azonban nem lehet vak bizalom. Vezetőként felelős vagy mindenki munkájáért. Így csak annak delegálhatsz egy munkát, aki bebizonyította, hogy el tudja végezni azt.  Úgy végzi el a munkát, hogy az teljes mértékben megfelel az elvárásaidnak. És itt lesznek fontosak a delegálás feltételei.

A delegálás feltételei közül az első az elvárások tisztázása

A delegálás lényege, hogy nem szólsz bele a feladatvégzésbe. Ugyanakkor a feladatot mégis úgy kell elvégezni, hogy az megfeleljen neked. Ehhez pedig a dolgozónak tudnia kell, hogy mik az elvárásaid.

Egy vezető sokszor észre sem veszi, mennyire különböző elvárások mentén dönt az egyik helyzetben így, a másikban úgy. A döntési folyamat kívülről nem látható. Ha rábízol egy feladatot valakire, aki nem a te fejeddel gondolkodik, könnyen lehet, hogy nem tetszik a végeredmény. Ha ezután negatív kritikával élsz, jó időre elvágtad a delegálás lehetőségét.

Az a dolgozó, akinek delegáltál egy feladatot és utána kritizáltad a munkavégzését, legközelebb óvakodni fog a felelősségvállalástól. A rossz delegálással te neveled ki magadnak a debil dolgozót, aki állandóan mindent megkérdez vagy a sunnyogót, aki elbújik a munka elől.

Ahhoz tehát, hogy feladatokat delegálhass, nagyon pontosan tisztáznod kell az elvárásaidat. Az elvárások legyenek érthetőek és korlátozódjanak a valóban szükséges szempontokra. Ez a delegálás feltételei közül a legfontosabb.

Delegálni csak akkor tudsz, ha a másik fél képes a feladat végrehajtására

A képesség szintén a delegálás feltételei közé tartozik. Nem delegálhatsz olyan feladatot, amit a dolgozó nem képes elvégezni. Már csak azt kell tisztázni, mit jelent egy feladat elvégzésének képessége.

Főleg azok a vezetők, akik maguk is szakértők a területen, gyakran nem veszik észre, mennyire összetett egy feladat elvégzése. Sok mindent magától értetődőnek tartanak, nem mondanak vagy gyakoroltatnak el kellőképpen. Így a dolgozó tudása olyan lesz, mint a Mátyás király és az okos lány meséjében – tudja is a feladatot, meg nem is. (Az okos lány fel volt öltözve, meg nem is.)

Ha az elvégzett munkában akár csak egy hiba is akad, kénytelen vagy negatív visszajelzést adni. Ez megint ahhoz vezet, hogy a dolgozó kérdezgetni fog akkor is, amikor delegálsz egy feladatot. Bizonytalanná válik. Így megint nem aludhatsz nyugodtan, a feladatvégzést ellenőrizned kell, vagyis nem tudod delegálni.

A delegálás feltétele, hogy a delegálandó feladatot apró elemeire bontsd és részleteiben is megtanítsd a dolgozónak. Csak akkor delegálhatsz neki egy feladatot, ha biztos vagy benne, hogy minden részletet megfelelően fog végrehajtani. A képzés meg kell előzze a delegálást, a képzés a delegálás alapfeltétele.

A delegálás feltételeihez tartozik, hogy folyamatosan kell gyakorolni

A dolgozók jellemzően azért vállalnak felelősséget, amiről érzik, hogy hozzájuk tartozik. Ha egy feladatot delegálni tudsz valakinek, akkor azt delegálnod is kell, különben nem érzi magáénak.

Vannak vezetők, akikben akkor merül fel a delegálás vágya, amikor összecsapnak a fejük felett a hullámok. Ilyenkor gyorsan rásóznának bárkire bármilyen feladatot. Nyugalmas időben azonban újra magukhoz veszik őket, mert szívesen végzik azt, vagy nem akarják kiengedni a kezükből.

Nem csoda, ha ilyenkor a dolgozók nem azonosulnak a feladattal. Nem vállalnak érte felelősséget, hiszen a feladat az nem az ő feladatuk.

Van még egy oka a delegálás szükségének – csak akkor marad meg magas szinten a tudás, ha azt rendszeresen használják. Ha már fáradsággal eljuttattad a dolgozót a magas szintű munkavégzésre, ne hagyd elveszni a tudást azáltal, hogy nem delegálsz.

Egy delegálható feladatot mindig delegálni kell, ha arra mód van. Teljesen függetlenül a vezető leterheltségétől. Ez a hozzáállás a delegálás fontos feltétele.

Hol a vezető felelőssége a delegálásban?

Fontos kérdés, hogy felelős-e a vezető azért a feladatvégzésért, amit másnak delegált? Hiszen nem mondta meg, hogy kell elvégezni, nem ellenőrizte a végeredményt és nem adott rá visszajelzést.

A delegálás felelőssége a delegálás tényében rejlik. A vezető azért felelős a delegált feladatokért, mert úgy döntött: a választott dolgozó képes a feladat elvégzésére.

Amikor átadod az autód kulcsát valakinek, hogy ő vezesse azt, akkor felelős vagy ezért a döntésért. És ha alkalmatlan embernek adtad a slusszkulcsot, aki valamilyen bajt okoz, akkor jogosan érezheted magadat felelősnek érte.

Érdemes tehát komolyan foglalkoznod a delegálással. A fejlesztő vezetés tréning pedig megadja neked azt az eszközt, amivel megteremted a delegálás feltételeit.