5S az irodában

Ahogyan a fizikailag megfogható dolgok rendszerezhetők úgy a folyamatok lépései és a dokumentáció is. „5S az irodában”. Ebben a leckében tanulod majd meg, hogyan lehet a már megtanultakat alkalmazni a dokumentációra és a folyamatokra.

Miről olvastál eddig?

Az első 5 leckében kiveséztük az 5S módszert a kézzel fogható dolgok tekintetében. A 6. leckében arról lesz szó, hogyan érvényes ez a dokumentációra, illetve a munkafolyamatokra. Ez abban segít majd neked, hogy egyszerűbb átláthatóbb folyamatok megalkotásával hogyan tudsz magadnak stresszmentesebb munkahelyet teremteni.

Röviden összefoglalva, emlékeztetőként miből is áll az 5S:

  1. Szétválogatás (Sort out – „Seiri”) – válogasd át az összes dolgot az adott területen, és csak azt tartsd meg amire a munkavégzéshez szükség van.
  2. Szervezett rend (set in order- „seiton”) – a felhasználás sorrendjét alapul véve a szükséges dolgokat átlátható rendszerbe tároljad a használat alapján
  3. Szisztematikus takarítás – és ellenőrzés – (shine- „seiso”) – A takarításnak célja van, a takarítás az ellenőrzés, és a hibamegelőzés egyik módja!
  4. Szabványosítás – standardizálás (standardizing – „seiketsu”) – miután kialakítottad az első 3S rendszerét, alkoss standardokat, amik leírják hogyan működjön és nézzen ki a munkahely akármilyen helyzet is adódik.
  5. Szinten tartás – továbbfejlesztás (sustaine – „shitsuke”) – Fegyelem! A már meghatározott és kialakított szabványok és folyamatos fejlesztés fenntartása napi szinten.

Ugyanezek érvényesek a dokumentációra is. A polcokon évek óta porosodó kinyomtatott kimutatások lassítják a munkavégzést, főleg akkor, ha valamilyen információt keresel a dossziékban. A felesleges folyamatlépések, amiknek nincsen „vevője” szintén lassítják a munkavégzésedet.

Nem tévedek azonban azzal, ha azt írom nagyon divatos lett az irodai 5S, talán lassan már megjelenik a női magazinokban is: „Hogyan rakj rendet az irodában az 5S módszerrel” címmel. Ahogy az előző leckékben olvashattad, ez a módszer sokkal több a rendrakásnál. Sokkal magasztosabb feladatot teljesít, mint a kévésbögre, és a színes tollak helyének meghatározást, illetve egységesítését a munkahelyen.

Bizonyos munkahelyeken („openoffice”, bankok, ügyfélfogadó helyek) fontos az íróasztalok egységes kinézete. Azonban az 5S módszer lényege az irodában mindezek mellett, az irodát és leszűkítve dokumentációt tekintve, a felesleges munkalépések/folyamatlépések, felesleges dokumentáció elkerülése, és a „fióknak” előállított adtok rengetegének optimalizálása vagy megszűntetése. Itt is mint ahogy a termelőterületen a munkavégzés hatékonyságának növelése.

A belső vevő fogalma

Fontos megemlíteni a „belső vevő” fogalmát ezen a ponton.

Ki a vevő? Neked ki a vevőd? Aki a termékedet vagy szolgáltatásodat megveszi? Vagy esetleg a kollégád is, aki az általad adott információkkal dolgozik?

A leggyakoribb válasz erre, hogy az, aki üzemből kikerült terméket/szolgáltatást megveszi, legyen az nagykereskedő vagy kiskereskedő.

Azonban, ha a folyamat, illetve információ szemszögéből nézed, a munkavégzés során minden egyes adat azt a célt szolgálja, hogy általa létre jön egy másik adat aztán egy másik és így tovább, míg ebből az egymásra épülésből elkészül a végtermék.

Minden egyes munkatárs a végső vevő kiszolgálására koncentrál. Így mindenki „szállítója” egy „vevőnek”!

Ezek alapján egy vállalaton belül minden egyes működési terület és egység egymás vevője.

Nagy lépésekben nézve a beszerzés vevője az alapanyagraktár, a raktár vevője aztán a termelés és a termelés vevője végül a készáruraktár lesz. Ugyanúgy kell kezelni őket, mint a hagyományos értelemben vett vevőket. A belső vevők igényeit is ki kell elégíteni ahhoz, hogy munkájukat megfelelően tudják végezni. Ehhez nincs másra szükség csak a megfelelő időben, mennyiségben és minőségben kell őket kiszolgálni az adatokkal vagy dolgokkal, amikre szükségük van a munkavégzéshez.

Figyelj, feladat következik! Válassz ki a feladataid közül egyet, ami adattovábbítással jár a vállalaton belül kollégáknak vagy területeknek. Nézd végig az adat útját, kinek továbbítod te, ő hova küldi. Érdekes és tanulságos kaland lesz felfedezni az adat útját. A feladat alatt megbizonyosodhatsz arról, hogy valóban szükséges az adat előállítása, illetve arról is, hogy vajon van-e valahol duplikálva!

A belső vevő fogalma segít az 5S alkalmazására a dokumentációban

Ha a belső vevő definícióját összekapcsolod az előző leckékben megfogalmazott 5S módszerrel már nem is olyan bonyolult a helyzet. A fizikailag kézzel fogható eszközök helyett, a dokumentációt és információt kell megvizsgálnod, hogy vajon szükséges-e a késztermék létrejöttéhez és az értékteremtő munkavégzéshez.

Az irodai 5S bevezetésének lépései

1) Szétválogatás (Sort out – „Seiri”)

A termék vagy szolgáltatás előállításához szükséges (értékteremtő) lépések/ információk/ dokumentációk/ eszközök meghatározása és a nem szükséges tevékenységek (veszteség) megszüntetése .

Az óriásfolyamatokat apró egységekre kell bontanod. Ha maradunk a költözés példánknál ez az a lépés amikor nem egy hatalmas dobozba ömleszted be az összes dolgot, hanem apránként külön az egyes csoportokat pl.: konyha törékeny dolgai, gyerekszoba játékai stb., és így vizsgálod meg őket, hogy kellenek-e az új lakásba.

Az apró egységekről folyamatleírásokat kell készítened, ezáltal pedig nyomon kell követned, hogy azt az egy bizonyos információt/adatot ki kapja, miért kapja, hova továbbítja, feldolgozza-e. Ha az az adat csak egy dossziénak vagy egy excel táblának készül mindenképpen pirossal meg kell jelölnöd a folyamatábrában. Ha megjelölted azokat a lépéseket, amik vagy teljesen vagy az adott formában feleslegesek, létre kell hoznod papíron egy optimális folyamatot. Amint ez megvan, és minden érintett társosztály/kolléga elfogadta, el tudod indítani az új pazarlásoktól mentes folyamat bevezetését. A duplikált lépéseket mindenképpen meg kell szüntetned!

Nagyon fontos, hogy a munkaterületről való eltávolítás, illetve az adatok megszűntetésének folyamata szabályozott keretek között kell, hogy lezajlódjon. Fontos meghatároznod már az elején, hogy kik jelölhetik meg, és kik távolítják el a szükségtelen dolgokat, és hogy milyen információk szerepeljenek a piros papíron vagy a pirosan jelölt adatok mellett. A szükségtelen dolgok/adatok eltávolíttatása a munkavégzést közvetlenül irányító vezetők felelőssége, míg a megsemmisítés, az eladás a vezetőség hatásköre az arra vonatkozó eljárás keretében.

Vezetőként azt a legnagyobb hibát tudod elkövetni, ha a munkatársaid napokon keresztül dolgoznak, hogy kiválogassák a felesleges adatokat/ dolgokat és te meg heteket ülsz a döntésen mi legyen velük! Ezzel pazarolsz is, mert sokkal később kerül bevezetésre a már karcsúsított, optimálisabb folyamat, ami kevesebb ráfordítással jár!

2) Szervezett rend (set in order- „seiton”)

Az egyes folyamatlépések/információk megfelelő sorrendjének kialakítása, és vevőjének meghatározása. Az adatok/ információk/ dokumentáció létrejöttéhez szükséges eszközök feliratozása, jelölése.

A naponta szükséges információkat tartalmazó Excel táblázat hivatkozása legyen az Asztalodon elhelyezve. Az a dokumentum és táblázat, aminek információira több munkatársnak is szüksége van legyen mindenki számára könnyen elérhető helyen.

A szekrényen a dokumentációt tartalmazó mappák csoportosítva, egymás mellett, dátum szerint vagy ABC sorrendben, és ezen információkat a mappán jól látható helyen elhelyezve.

Itt is alkalmazhatók a színkódok, és a már távolról jól látható jelölések.

Feladat: Nézz körül az irodában és keress egy közös polcot vagy egy közös szekrényt, amit több kolléga is használ. Ha ránézel első pillantásra meg tudod mondani miben mi van? Nyiss ki egy mappát és nézd meg, hogy valóban az van-e benne amire a külsője alapján számítottál? A mappában mennyi idő alatt találsz meg egy konkrét dokumentumot? Próbáljad ki!

Az a mappa, ami a legoptimálisabb a dokumentáció felkutatásához a gerincén tartalmaz egy megnevezést dátummal ellátva pl.: Szerződések 2019.01.01-2019.04.21. Ha kinyitod tartalmaz egy „Mappa tartalma” listát, ahol sorrendben fel van tüntetve milyen konkrét dokumentációt tartalmaz, azaz melyik cégnek a mikori szerződését. A szerződések pedig külön genotermben vannak vagy színes elválasztóval elválasztva. Másodpercek alatt megtalálod, amit keresel!

Miért éri meg? Mekkora pazarlást kerülsz el vele?

Számoljunk egy kicsit! Minden nap 5 db dokumentumot kell előkeresned 5 mappából. Ha egy 5S rendszerben felépített mappából keresed az kb.5 mp, ha nem, az átlagos keresési idővel számolva 5 perc. Egy nap ez a különbség 24,5 perc, egy héten 2 óra egy hónapban 1 munkanap (8 óra), egy évben 12 munkanap! Ha jól látom a számokat akkor kitaláltam neked, hogyan tudsz elmenni szabadságra! Annyit kell tenned, hogy találnod kell egy olyan feladatot a mindennapjaidban, aminek az optimalizálásával napi 25 percet nyersz!

3) További lépések

Szisztematikus takarítás – és ellenőrzés – (shine- „seiso”)

Szabványosítás – standardizálás (standardizing – „seiketsu”)

Szinten tartás – továbbfejlesztás (sustaine – „shitsuke”)

Ezeknél a módszereknél ugyanaz írható le, mint az előző leckékben a kézzel fogható dolgok esetében.

Az auditokat ki kell terjesztened a folyamatokra és a dokumentációra is. Rendszeresen el kell távolítanod azokat az információkat/ dokumentumokat amire nincsen már szükséged.

Köszönöm szépen, hogy velem voltál ezen a 4 leckén keresztül. Bízom benne, hogy sikerült támpontokat adnom az 5S módszer bevezetéséhez és a vállalati kultúrába való beépítéséhez!

További információkat találsz lean témában a Győri Tréning oldalán!